INTERN REGLEMENT / HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Belgium English Bulldog Club v.z.w. – B.E.B.C.

K.K.U.S.H. n° 726

Geldig vanaf: 01/01/2022

Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op alle leden, bestuursleden, commissieleden en, waar van toepassing, fokkers die betrokken zijn bij de werking van de Belgium English Bulldog Club v.z.w.

Het reglement vormt een aanvulling op de statuten van de vereniging. Indien een bepaling van dit huishoudelijk reglement strijdig zou zijn met de statuten of met dwingende wettelijke bepalingen, hebben deze laatste voorrang.

Artikel 1 – Doel en toepassing

Dit huishoudelijk reglement regelt de praktische werking van de vereniging en behandelt de aangelegenheden die niet of onvoldoende in de statuten zijn geregeld.

Iedereen die deelneemt aan de werking of activiteiten van de vereniging wordt geacht kennis te nemen van dit reglement en de bepalingen ervan te respecteren.

Artikel 2 – Lidmaatschap

Het lidmaatschap wordt aangevraagd volgens de door de vereniging bepaalde procedure.

Het bestuur behandelt aanvragen tot lidmaatschap met de nodige zorg en respect. Binnen de grenzen van de statuten en de geldende regelgeving kan het bestuur een aanvraag tot lidmaatschap weigeren wanneer daar gegronde redenen voor bestaan.

“De raad van bestuur kan een aanvraag weigeren zonder verplicht te zijn de beslissing te motiveren of hierover verdere toelichting te verstrekken aan de betrokkene.”

Het bestuur kan eveneens beslissen dat een lidmaatschap niet wordt verlengd wanneer niet langer aan de voorwaarden voor het lidmaatschap wordt voldaan.

Artikel 3 – Lidgeld

Het jaarlijkse lidgeld wordt door het bestuur vastgesteld en tijdig aan de leden meegedeeld.

Het lidgeld dient uiterlijk op 31 januari van het betreffende kalenderjaar betaald te zijn, tenzij het bestuur een andere termijn bepaalt.

Bij niet-betaling kan het bestuur, na een gepaste herinnering, het lidmaatschap beëindigen of schrappen overeenkomstig de statuten en de geldende regels.

Een voormalig lid kan opnieuw lid worden nadat eventuele openstaande bijdragen zijn voldaan en opnieuw aan de voorwaarden voor het lidmaatschap is voldaan.

Artikel 4 – Deelname aan activiteiten en evenementen

De vereniging organiseert verschillende activiteiten, tentoonstellingen, clubdagen en andere evenementen.

De deelnamevoorwaarden worden per activiteit door het bestuur vastgesteld en vooraf meegedeeld.

Het bestuur behoudt zich het recht voor om deelname aan een activiteit of evenement te weigeren wanneer daar gegronde redenen voor bestaan, onder meer wanneer dit noodzakelijk is voor:

• de goede organisatie van het evenement
• de veiligheid en het welzijn van mens en dier
• het respecteren van de geldende reglementen
• het voorkomen van belangenconflicten
• het bewaren van een goede en respectvolle sfeer binnen de vereniging

• Engelse Bulldogs fokken of voor de fokkerij inzetten zonder de vereiste officiële, door de F.C.I. erkende stamboomdocumenten, in strijd met de geldende fokvoorschriften van de vereniging;
• Zich herhaaldelijk of op ernstige wijze publiekelijk beledigend, lasterlijk, bedreigend of beschadigend uitlaten over de vereniging, haar bestuur of bestuursleden, voor zover dit gedrag de goede werking of de belangen van de vereniging ernstig schaadt.

Een beslissing tot weigering behoort tot de bevoegdheid van het bestuur en wordt genomen op basis van de concrete omstandigheden en de toepasselijke reglementen. De vereniging is niet verplicht de beslissing tegenover de betrokkene nader te motiveren of hierover verdere toelichting te verstrekken, voor zover de toepasselijke regelgeving dit toelaat.

SAMENSTELLING EN WERKING VAN HET BESTUUR

Artikel 5 – Raad van bestuur

De raad van bestuur bestaat uit maximaal 7 bestuursleden, overeenkomstig de statuten.

Iedere bestuurder draagt bij aan de algemene werking van de vereniging en voert de taken uit die hem of haar door de raad van bestuur worden toevertrouwd.

De bestuursleden werken samen in het belang van de vereniging en behandelen elkaar, de leden en externe contacten met respect.

Artikel 6 – Verkiezing en verdeling van bestuursfuncties

De bestuursfuncties worden ingevuld overeenkomstig de statuten.

Wanneer bestuursfuncties opnieuw moeten worden ingevuld, kunnen bestuursleden zich kandidaat stellen voor een functie.

De verdeling van de functies gebeurt door de raad van bestuur, rekening houdend met de statuten, de bekwaamheden en de beschikbaarheid van de bestuurders.

Een bestuursfunctie kan door de raad van bestuur opnieuw worden toegewezen wanneer dit noodzakelijk is voor een goede werking van de vereniging.

Artikel 7 – Algemeen bestuurslid

Elk bestuurslid kan worden belast met één of meerdere specifieke taken.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• evenementen;
• communicatie;
• ledenadministratie;
• sponsoring;
• public relations;
• kynologische activiteiten;
• website en sociale media;
• administratie;
• logistiek;
• andere opdrachten die door het bestuur worden toegewezen.

Bestuursleden ondersteunen elkaar en zorgen samen voor een goede werking van de vereniging.

Artikel 8 – Voorzitter

De voorzitter staat in voor de algemene coördinatie van de vereniging en leidt de vergaderingen van de raad van bestuur.

De voorzitter:

• vertegenwoordigt de vereniging binnen de bevoegdheden die hem/haar zijn toegekend;
• coördineert de werkzaamheden van het bestuur;
• ziet toe op de goede uitvoering van de genomen beslissingen;
• onderhoudt, waar nodig, externe contacten;
• stimuleert samenwerking binnen het bestuur;
• verdeelt, in overleg met de bestuursleden, de verschillende opdrachten.

De voorzitter kan bepaalde taken delegeren aan andere bestuursleden.

Artikel 9 – Secretaris

De secretaris staat in voor de administratieve werking van de vereniging.

Tot de taken behoren onder meer:

• officiële briefwisseling;
• uitnodigingen en verslagen van vergaderingen;
• administratieve contacten met relevante organisaties;
• bijhouden van bestuursdocumenten;
• ledenadministratie, in samenwerking met de andere bevoegde bestuursleden;
• archivering van documenten.

De verslagen van bestuursvergaderingen worden op een zorgvuldige wijze bijgehouden.

Artikel 10 – Penningmeester

De penningmeester staat in voor het financiële beheer van de vereniging.

Tot de taken behoren onder meer:

• het bijhouden van de financiële administratie;
• opvolging van inkomsten en uitgaven;
• beheer van betalingen;
• het opmaken van financiële overzichten;
• rapportering aan de raad van bestuur;
• het voorbereiden van de financiële verantwoording voor de algemene vergadering.

Belangrijke financiële verbintenissen worden aangegaan volgens de statuten en de door de raad van bestuur gemaakte afspraken.

Artikel 11 – Ondervoorzitter

De functie van ondervoorzitter is facultatief.

Wanneer deze functie wordt ingevuld, kan de ondervoorzitter de voorzitter vervangen bij diens afwezigheid of wanneer de voorzitter daartoe opdracht geeft.

De ondervoorzitter voert zijn/haar taken uit in overleg met de voorzitter en de raad van bestuur.

Artikel 12 – Public relations, communicatie en redactie

Het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor public relations en communicatie onderhoudt, in opdracht van het bestuur, contacten met sponsors, partners, leden en andere betrokkenen.

Hij/zij kan eveneens instaan voor:

• clubblad;
• website;
• sociale media;
• publicitaire communicatie;
• sponsorcommunicatie;
• promotie van clubactiviteiten.

Belangrijke officiële communicatie namens de vereniging gebeurt in overleg met de raad van bestuur.

DEONTOLOGIE EN GEDRAG

Artikel 13 – Vertrouwelijkheid

Bestuursleden, commissieleden en andere personen die in het kader van de vereniging toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie behandelen deze informatie met de nodige discretie.

Persoonlijke gegevens, individuele dossiers en informatie over leden, fokkers, eigenaars en dieren worden niet zonder geldige reden of toestemming openbaar gemaakt.

Bijzondere aandacht wordt besteed aan de bescherming van persoonsgegevens.

Artikel 14 – Respectvolle communicatie

Van alle leden, bestuursleden, medewerkers en deelnemers aan activiteiten wordt verwacht dat zij zich respectvol gedragen tegenover elkaar.

Communicatie, zowel binnen als buiten de vereniging, dient op een correcte en respectvolle manier te gebeuren.

Beledigingen, bedreigingen, intimidatie, bewust verspreiden van vertrouwelijke informatie of communicatie die de goede werking van de vereniging ernstig verstoort, kunnen door het bestuur worden behandeld overeenkomstig de statuten en dit huishoudelijk reglement.

Het bestuur tracht bij problemen eerst tot een redelijke en respectvolle oplossing te komen.

Artikel 15 – Belangenconflicten en deelname aan eigen evenementen

Bestuursleden handelen steeds in het belang van de vereniging en vermijden situaties waarin persoonlijke belangen kunnen botsen met hun functie binnen de vereniging.

Bij evenementen waarbij een mogelijk belangenconflict bestaat, kan de raad van bestuur passende afspraken maken om de onafhankelijkheid en transparantie van de organisatie te waarborgen.

Voor de door de vereniging georganiseerde CAC-tentoonstelling gelden de specifieke regels die door de bevoegde kynologische instanties worden opgelegd.

VERGADERINGEN

Artikel 16 – Vergaderingen van de raad van bestuur

De raad van bestuur vergadert wanneer dit nodig wordt geacht.

De voorzitter bepaalt, in overleg met de bestuursleden, de datum en plaats van de vergadering en stelt de agenda vast.

De bestuursleden ontvangen de agenda bij voorkeur minstens één week vóór de vergadering.

Vergaderingen kunnen, wanneer dit praktisch aangewezen is, ook digitaal plaatsvinden.

Artikel 17 – Agendapunten algemene ledenvergadering

Elk lid heeft het recht om voorstellen of agendapunten voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering aan het secretariaat over te maken.

Deze voorstellen dienen tijdig, bij voorkeur minstens 15 dagen vóór de algemene vergadering, bij het secretariaat te worden ingediend, zodat ze op de agenda kunnen worden opgenomen overeenkomstig de statuten.

Artikel 18 – Aanvullende bevoegdheid van de raad van bestuur

In gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, heeft de raad van bestuur het recht om de maatregelen te treffen die hij noodzakelijk acht voor de goede werking en het behoorlijk bestuur van de vereniging.

Wijzigingen aan dit huishoudelijk reglement kunnen uitsluitend worden goedgekeurd met een meerderheid van minstens twee derde (2/3) van de leden van de raad van bestuur.

Algemene voorschriften voor alle leden, hondeneigenaars en fokkers

Artikel 19 – Naleving van de kynologische reglementen

Ieder lid van de vereniging is verplicht de voorschriften en reglementen van de Koninklijke Kynologische Unie Sint-Hubertus (K.K.U.S.H.) na te leven, in het bijzonder de reglementen van de Koninklijke Maatschappij Sint-Hubertus (K.M.S.H.) met betrekking tot de inschrijving in het stamboek (LOSH).

Artikel 20 – Voorwaarden voor de fokkerij

Voor de fokkerij mogen uitsluitend reuen en teven worden ingezet die zijn ingeschreven in het LOSH of in een buitenlands stamboek dat erkend is door de Fédération Cynologique Internationale (F.C.I.) of een van haar geaffilieerde partners.

Van deze honden moet de afstamming gekend en aantoonbaar zijn via een DNA-profiel volgens de ISAG 2006-norm.

Artikel 21 – Voorwaarden voor de vermelding van dekreuen

Om als dekreu in aanmerking te komen voor vermelding op de website van de vereniging, moet de eigenaar minstens zes (6) maanden lid zijn van de BEBC.

De dekreu moet beschikken over een officiële stamboom en een geregistreerde kennelnaam.

Een reu mag pas worden ingezet voor de fokkerij vanaf de leeftijd van twaalf (12) maanden. Een teef mag ten vroegste worden gedekt vanaf de leeftijd van vijftien (15) maanden.

Artikel 22 – Uitsluiting van de fokkerij bij diskwalificerende fouten

Engelse Bulldogs die diskwalificerende fouten vertonen zoals omschreven in de geldende F.C.I.-rasstandaard, dienen van de fokkerij te worden uitgesloten.

Artikel 23 – Registratie van geïmporteerde honden

Geïmporteerde honden die eigendom zijn van een persoon die in België woont, moeten bij de Koninklijke Maatschappij Sint-Hubertus (K.M.S.H.) worden geregistreerd, overeenkomstig de toepasselijke registratievoorschriften.

Deze registratie is vereist alvorens de hond kan worden ingezet voor de fokkerij of kan deelnemen aan activiteiten waarvoor deze registratie verplicht is.

Artikel 24 – Voorwaarden voor de aflevering van pups

Pups mogen uitsluitend aan hun nieuwe eigenaar worden overgedragen wanneer zij beschikken over:

• Een officiële stamboom, erkend door de F.C.I.;
• De vereiste vaccinaties, bepaald door de behandelende dierenarts;
• Een geïmplanteerde en geregistreerde microchip;
• Een geldig Europees paspoort voor gezelschapsdieren.

Artikel 25 – Voorwaarden voor de inzet van dekreuen

De eigenaar van een dekreu mag zijn reu niet laten dekken met een teef die niet beschikt over een officiële stamboom, erkend door de F.C.I.

Bijkomende voorschriften voor de fokkerij

Artikel 26 – Toegang tot de BEBC-fokkerslijst

Uitsluitend leden van de BEBC kunnen worden opgenomen in de fokkerslijst van de vereniging en kunnen een beroep doen op de bemiddelingsdiensten van de club.

Artikel 27 – Puppybemiddeling

De puppybemiddeling van de BEBC bestaat uit de mogelijkheid tot nestvermelding via de volgende kanalen:

• Het clubblad;
• De officiële BEBC-Facebookpagina;
• De officiële website van de BEBC.

Daarnaast kan de vereniging geïnteresseerde kandidaat-kopers doorverwijzen naar de betrokken fokker of hun aanvraag via mailing beantwoorden.

Artikel 28 – Gegevens voor puppybemiddeling

Voor de publicatie of bemiddeling van een nest moeten de volgende gegevens aan de vereniging worden bezorgd:

• De stamboomgegevens van beide ouderdieren;
• Het totale aantal pups in het nest.

De vereniging kan bijkomende informatie opvragen indien dit noodzakelijk is voor een correcte nestvermelding.

Artikel 29 – Dekreubemiddeling

De dekreubemiddeling van de BEBC bestaat uit de vermelding van de betreffende dekreu op de officiële website van de vereniging. Daarnaast kan de vereniging aanvragen van geïnteresseerde tevenhouders doorverwijzen naar de eigenaar van de dekreu.

Artikel 30 – Maximumaantal nesten en leeftijdsgrens van fokteven

Een teef mag gedurende haar leven maximaal vier (4) nesten voortbrengen, ongeacht het aantal pups per nest. Een teef mag voor de fokkerij worden ingezet tot en met de leeftijd van zeven (7) jaar, met inachtneming van haar gezondheid en de toepasselijke fokreglementen.

Artikel 31 – Fokvoorschriften voor buitenlandse leden

Buitenlandse leden dienen bij voorkeur de fokreglementen na te leven die van toepassing zijn in hun land van verblijf.

Buitenlandse fokkers kunnen, mits zij voldoen aan de voorwaarden van de vereniging, als fokker worden vermeld op de BEBC-website.

Nesten van buitenlandse fokkers kunnen worden aangemeld voor nestvermelding op de BEBC-website. Zij kunnen hun nesten ook promoten via de officiële BEBC-Facebookpagina.

Artikel 32 – Gezondheid en hygiëne

Alle voor de fokkerij ingezette reuen en teven moeten in goede gezondheid verkeren.

De kennel en de omgeving waarin de honden worden gehouden, moeten vrij zijn van besmettelijke ziekten. De fokker is verantwoordelijk voor het naleven van de geldende gezondheids- en hygiënevoorschriften.

MAATREGELEN BIJ INBREUKEN

Artikel 33 – Niet-naleving van het reglement

Wanneer een lid, bestuurslid of deelnemer de statuten, het huishoudelijk reglement of de geldende afspraken van de vereniging niet naleeft, kan het bestuur de situatie onderzoeken.

Afhankelijk van de aard en ernst van de situatie kan het bestuur, binnen de bevoegdheden die het volgens de statuten heeft:

• de betrokkene aanspreken;
• een waarschuwing geven;
• bepaalde voorwaarden opleggen voor deelname aan activiteiten;
• deelname aan een specifieke activiteit weigeren;
• andere passende maatregelen nemen die volgens de statuten mogelijk zijn.

Wanneer een maatregel gevolgen heeft voor het lidmaatschap zelf, worden de procedures uit de statuten gevolgd.

Artikel 34 – Wijzigingen van het huishoudelijk reglement

Wijzigingen aan dit huishoudelijk reglement worden goedgekeurd door het bevoegde orgaan van de vereniging, overeenkomstig de statuten.

De leden worden van belangrijke wijzigingen op een passende wijze op de hoogte gebracht.

Artikel 35 – Slotbepaling

Dit huishoudelijk reglement heeft tot doel de goede werking van de Belgium English Bulldog Club v.z.w. te ondersteunen en bij te dragen tot een correcte, respectvolle en transparante samenwerking tussen bestuur, leden en deelnemers aan de activiteiten van de vereniging.

Goedgekeurd door de bevoegde 

Voorzitter: ……Schooneyt Xavier…………………………………

Secretaris: ……Impens Bianca…………………………………

Belgium English Bulldog Club v.z.w. – K.K.U.S.H. n° 726